Dataskyddspolicy

Det ska kännas tryggt att lämna sina personuppgifter till oss på Öhman. Därför har vi upprättat en dataskyddspolicy som beskriver hur vi samlar in och använder de uppgifter som vi får om dig. Policyn klargör i vilka sammanhang som personuppgifter inhämtas, vilken typ av information det gäller samt i vilka syften som datainsamlingen görs. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur de kan göras gällande.

Skulle du ha frågor gällande integritet och dataskydd kan du kontakta oss på dataskydd@ohman.se. Personuppgiftsansvarig är E. Öhman J:or Fonder AB (nedan ”Öhman”).

Vems personuppgifter behandlas?

Med registrerad avses i denna policy en kund som har ingått eller avser ingå avtal med Öhman, såsom exempelvis en andelsägare i någon av Öhmans fonder eller en kund eller potentiell eller blivande kund till Öhmans värdepapperstjänster. Dessutom omfattas även annan registrerad som Öhman i förekommande fall behandlar personuppgifter om, såsom företrädare för juridiska personer eller omyndiga, förvaltare, fullmaktshavare, kontaktpersoner och verkliga huvudmän. Information om behandling av personuppgifter som tillhör personer som besöker vår webbplats eller interagerar med oss på våra kanaler för sociala medier hittar du här.

Vad gör vi med informationen?

Dina personuppgifter används framförallt i syfte att uppfylla det avtal vi har, eller är på väg att ingå, med dig som kund eller andelsägare eller med den kund eller andelsägare som du företräder eller är verklig huvudman för, för att du vid något tillfälle lämnat dina kontaktuppgifter till Öhman och önskat ytterligare information om Öhman och Öhmans produkter och/eller tjänster (intresseavvägning), samt för att uppfylla de rättsliga förpliktelser vi har som fondbolag och tillhandahållare av värdepapperstjänster. Informationen Öhman behandlar används exempelvis för att informera dig om Öhmans verksamhet (direktmarknadsföring), för att kunna identifiera dig som kund och därmed kunna skydda dina engagemang hos oss och tillhandahålla dig tjänster som är lämpliga för dig, och för att främja säkerhet och trygghet i och utanför våra tjänster, exempelvis genom att undersöka misstänkt aktivitet eller överträdelse så som penningtvätt eller finansiering av terrorism.

Utöver detta kan dina personuppgifter komma att användas inom ramen för metod-, affärs-, och systemutveckling i syfte att förbättra Öhmans produktutbud gentemot dig som kund, då vi ständigt arbetar för att erbjuda dig så bra produkter som möjligt. Vi kan även behandla dina personuppgifter i marknads- och kundanalyser som utgör underlag för marknadsföring. Personuppgifterna kan, om du inte har begärt direktreklamspärr (se avsnitt nedan), komma att användas till att rikta direktreklam till dig.

Vilka uppgifter samlar vi in?

Öhman behandlar personuppgifter som den registrerade lämnat exempelvis i samband med en fondkontoanmälan, teckning och inlösen av fondandelar och/eller avtal eller övrig information i samband med administrationen av ett avtal eller annan kontakt mellan den registrerade och Öhman. Öhman inhämtar även personuppgifter för marknadsföringsändamål från publika källor såsom dagstidningar, hemsidor på internet och liknande. Öhman kan även spela in eller på annat sätt dokumentera och spara telefonsamtal, e-post och annan interaktion och kommunikation som du haft med Öhman. Namn och adressuppgifter kontrolleras löpande via det statliga personadressregistret (SPAR).

Beroende på vilka tjänster du använder eller som vi tror skulle kunna intressera dig samlar vi in olika typer av information från, eller om, dig. Nedan ser du vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar samt exempel på vilka personuppgifter som kan ingå i dessa kategorier.

Kategori av personuppgift Exempel på personuppgifter
Identifierande uppgifter namn, adress, e-postadress, personnummer, telefonnummer, befattning, IP-adress
Kunduppgifter fondkontonummer, uppgifter om tillgångar och transaktioner på depåer och konton som omfattas av fullmakt som kunden lämnat till oss, uppgifter om kunskap och erfarenhet av finansiella instrument, ekonomisk situation samt mål med investeringen
AML- och marknadsövervakningsuppgifter uppgifter för uppnående av kundkännedom i syfte att förhindra penningtvätt eller finansiering av terrorism såsom information om verklig huvudman, affärsförhållandets syfte och art, uppgift om eventuell PEP, sanktionsuppgifter, medlens ursprung, löpande transaktioner

Vad är syftet med våra behandlingar
av dina personuppgifter?

Öhman behandlar personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Syfte med behandlingen Laglig grund för behandlingen  Automatiserat beslutsfattande (Ja/Nej)
För att bekräfta den registrerades identitet och verifiera dennes person- och kontaktuppgifter. Fullgöra avtal med kunder och följa tillämplig lagstiftning. J
För att administrera kundförhållandet, t.ex. för att uppfylla våra skyldigheter gällande exempelvis tillhandahållande av information och rapporter samt för rapportering av kontrolluppgifter till Skatteverket. Fullgöra avtal med kunder och följa tillämplig lagstiftning. N
För att tillhandahålla information om Öhman och våra produkter och tjänster. Intresseavvägning* J
För genomförande av riskanalyser, slagningar mot PEP- och sanktionslistor och andra åtgärder för att hantera risken för penningtvätt och finansiering av terrorism samt för att fullgöra våra skyldigheter i gällande lagstiftning om marknadsmissbruk. Följa tillämplig lagstiftning J
För att vidta andra åtgärder i enlighet med tillämplig lagstiftning, såsom bokföringslagar och fond- och värdepapperslagstiftning. Fullgöra avtal med kunder och följa tillämplig lagstiftning N

* Öhman har ett berättigat intresse att behandla personuppgifter från personer som lämnat sina uppgifter till Öhman i olika sammanhang, att tillhandahålla information om Öhmans produkter och tjänster, t.ex. i form av utskick av nyhetsbrev och inbjudningar till evenemang. Om du inte längre vill ta emot denna typ av information är du välkommen att höra av dig till oss på dataskydd@ohman.se.

Behandling av personuppgifter av annan än Öhman

Behandling av personuppgifter kan, inom ramen för gällande regler om tystnadsplikt gällande enskildas förhållanden med Öhman, ske av företag som Öhman samarbetar med för att utföra våra tjänster. Exempel på företag som hanterar personuppgifter på uppdrag av Öhman är företag som tillhandahåller databaser för sökningar mot PEP- och sanktionslistor och SPAR, företag som tillhandahåller infrastruktur, mjukvara, support och underhåll av Öhmans databaser för bl.a. portföljhantering, kundrapportering och CRM-system samt företag som tillhandahåller andra tjänster såsom tryckeri- och utskickstjänster. Den rättsliga grunden för behandlingen är Öhmans fullgörande av avtal eller att följa tillämplig lagstiftning.

När du lämnar ut dina kontaktuppgifter till Öhman för att bli kontaktad av eller få tillgång till utskick, såsom nyhetsbrev, från Öhman eller för att delta i seminarier och konferenser som Öhman anordnar, kommer dina kontaktuppgifter att behandlas av tredje parter som Öhman samarbetar med för exempelvis mailutskick eller webbseminarier.

En tredje part som Öhman använder för mailutskick är Lime Technologies Sweden AB (”Lime”), som även tillhandahåller Öhmans molnbaserade CRM-system där kunduppgifter lagras och behandlas. Förutom att tillhandahålla mjukvaran och lagringsutrymmet för Öhmans CRM-system tillhandahåller Lime en tjänst för att hantera kontaktlistor och genomföra utskick. Inom ramen för utskickstjänsten tillhandahåller Lime en möjlighet för Öhman att få information om vilka utskick som har öppnats eller lästs av mottagaren.

Om du är kund hos Öhman och har ingått avtal med Öhman om Öhmans internettjänst har du tillgång till vår kundplattform med rapportering samt, om du så önskar, kopior av avtal och dokumentation. För att kunna förse dig som kund med data och dokument i internettjänsten har våra leverantörer av kundplattformens olika delar tillgång till följande information om dig som kund eller företrädare för kund: namn, personnummer, kontaktuppgifter, befattning, fondkontonummer, svar och andra uppgifter som inhämtats för Öhmans lämplighets- och kundkännedomsbedömning samt innehav av och transaktioner med värdepapper som förvaltas av Öhman.

Den leverantör som vi använder för identifiering och autentisering av dig som kund eller företrädare för kund vid inloggning på internettjänsten behandlar ditt namn och personnummer. För att öka säkerheten och säkerställa spårbarhet vid en eventuell incident sparar denna leverantör även din IP-adress och den användaragent som är kopplad till din enhet eller läsare. Av samma skäl sparar vår leverantör av kundplattformen din IP-adress. Din IP-adress skickas också till BankID från vår leverantör för identifiering och autentisering, enligt kraven i BankIDs Relying Party Guidelines API där de använder den i liknande syfte som nämnts ovan. När inloggning sker genom BankID på annan enhet skickas även ditt personnummer till BankID.

Öhman kan vidare komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom polisen, Skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det. Ett exempel på laglig skyldighet att lämna information är för åtgärder mot penningtvätt och terroristfinansiering och regler om marknadsmissbruk.

Tredjelandsöverföring

Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Personuppgifter kan dock i vissa situationer komma att överföras till, och behandlas i, land utanför EU/EES av en leverantör eller underleverantör till oss. Öhman kommer att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter även i de fallen hanteras säkert och med en lämplig skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES. Om vi för att tillhandahålla tjänsten till dig överför din data till en leverantör i ett sådant tredje land, vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder och säkerställer att överförd data hanteras i enlighet med gällande lag.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Öhmans behandling av personuppgifter sker enligt gällande lagstiftning och innebär att personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Om du är kund hos Öhman kommer dina personuppgifter att lagras så länge du är kund hos oss och därefter i högst 10 år. Vissa personuppgifter kommer lagras kortare tid än så, t.ex. IP-adress som lagras för att säkerställa spårbarhet vid inloggning på Öhmans internettjänst. IP-adresser 12 månader efter inloggningen ifråga.

Om du inte är eller har varit kund hos Öhman och dina personuppgifter behandlas i marknadsföringssyfte kommer dina personuppgifter att gallras hos oss och de tredje parter som behandlar personuppgifterna för vår räkning om 12 månader passerat från det att du senast uppvisade aktivitet i förhållande till oss, t.ex. genom att kontakta oss, besöka vår webbplats eller delta i seminarium eller konferens som vi ordnar, fysiskt eller on-line. Detta gäller dock inte om du anmält dig eller på annat sätt uppvisat intresse för att ta emot nyhetsbrev och/eller inbjudningar till arrangemang. I sådana fall kommer vi fortsätta skicka nyhetsbrev och/eller inbjudningar till dess att du anmält att du inte längre önskar motta den.

Vid all hantering av personuppgifter iakttas hög säkerhet och sekretess.

Dina rättigheter

Du som registrerad har rätt att få information om vilka av dina personuppgifter som Öhman behandlar och har därmed rätt att få ett registerutdrag. Utöver det har du även rätt att:

  • begära rättelse av felaktig eller ofullständig uppgift
  • begära radering av eller begränsning av behandlingen av personuppgifter
  • invända mot behandlingen
  • under vissa förutsättningar, och om Öhman behandlar personuppgifter med stöd av avtal eller samtycke, få ut de personuppgifter från Öhman som du själv har tillhandahållit till Öhman och rätt att få dessa överförda direkt till annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt (dataportabilitet).

Din begäran och/eller invändning enligt ovan prövas av Öhman i det enskilda fallet. I vissa fall kan Öhman inte radera uppgifter, eller begränsa behandlingen av dessa, antingen för att uppgifterna behöver sparas på grund av avtalsförhållande eller på grund av lagstiftning.

Profilering

Med profilering avses automatisk behandling av personuppgifter som används för att bedöma vissa personliga egenskaper hos en fysisk person, i synnerhet för att analysera eller förutsäga exempelvis dennes ekonomiska situation, personliga preferenser, intressen och vistelseort.

Profilering används av Öhman vid riskbedömning och transaktionsmonitorering, i båda fallen i syfte att minska risken för att Öhmans tjänster används för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Den rättsliga grunden för profileringen i dessa fall är att följa tillämplig lagstiftning.

Vidare används profilering av Öhman vid utformning av marknadsföringsåtgärder riktade till besökare av Öhmans webbplats www.ohman.se. Den rättsliga grunden för profileringen i detta fall är intresseavvägning, varvid Öhman gjort bedömningen att Öhman har ett berättigat intresse att behandla personuppgifter från personer som lämnat sina uppgifter till Öhman vid besök på webbplatsen i syfte att kunna rikta erbjudanden och kommunikation baserat på besökarens intressen.

Automatiserade beslut

I samband med den profilering som används för riskbedömning och transaktionsmonitorering för förhindrande av penningtvätt och terrorism-finansiering använder Öhman sig av automatiserat beslutsfattande beträffande risknivå, identifiering av ev PEP och eller sanktionerade personer samt för val av vilka transaktioner som ska granskas närmare.

Spärr mot direktmarknadsföring

Du kan kontakta oss för att begära spärr mot direktmarknadsföring genom att skicka ett e-postmeddelande till oss på dataskydd@ohman.se.

Kontakta oss

Om du har frågor kring inhämtandet, hanteringen eller användningen av dina personuppgifter eller om du vill veta mer om, eller begära att vi gör ändringar i, blockerar eller raderar dina personuppgifter kan du skriva till oss på följande adress:

E. Öhman J:or Fonder AB
Att: Dataskydd
Box 7837
103 98 Stockholm

eller dataskydd@ohman.se.

Du kan även vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten om du har klagomål eller frågor som rör Öhmans personuppgiftsbehandling.

Dataskyddspolicyn uppdaterades senast i juni 2023.