Dataskyddspolicy

Denna dataskyddspolicy förklarar hur Öhman samlar in och använder dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss gällande hanteringen av personuppgifter och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och dataskydd genom att skicka ett e-postmeddelande till oss på dataskydd@ohman.sePersonuppgiftsansvarig är E. Öhman J:or Fonder AB (nedan ”Öhman”).

Vems personuppgifter behandlas?

Med registrerad avses i denna policy en kund som har ingått eller avser ingå avtal med Öhman, såsom exempelvis en andelsägare i någon av Öhmans fonder eller en kund eller blivande kund till Öhmans värdepapperstjänster. Dessutom omfattas även annan registrerad som Öhman i förekommande fall behandlar personuppgifter om, såsom företrädare för juridiska personer eller omyndiga, förvaltare, fullmaktshavare, kontaktpersoner och verkliga huvudmän. Information om behandling av personuppgifter som tillhör personer som besöker vår webbplats hittar du här.

Vad gör vi med informationen?

Dina personuppgifter används framförallt i syfte att uppfylla det avtal vi har, eller är på väg att ingå, med dig som kund eller andelsägare eller med den kund eller andelsägare som du företräder eller är verklig huvudman för, samt för att uppfylla de rättsliga förpliktelser vi har som fondbolag och tillhandahållare av värdepapperstjänster. Informationen Öhman behandlar används exempelvis för att kunna identifiera dig som kund och därmed kunna skydda dina engagemang hos oss och tillhandahålla dig tjänster som är lämpliga för dig, och för att främja säkerhet och trygghet i och utanför våra tjänster, exempelvis genom att undersöka misstänkt aktivitet eller överträdelse så som penningtvätt eller finansiering av terrorism.

Utöver detta kan dina personuppgifter komma att användas inom ramen för metod-, affärs-, och systemutveckling i syfte att förbättra Öhmans produktutbud gentemot dig som kund, då vi ständigt arbetar för att erbjuda dig så bra produkter som möjligt. Vi kan även behandla dina personuppgifter i marknads- och kundanalyser som utgör underlag för marknadsföring. Personuppgifterna kan, om du inte har begärt direktreklamspärr (se avsnitt nedan), komma att användas till att rikta direktreklam till dig.

Vilka uppgifter samlar vi in?

Öhman behandlar personuppgifter som den registrerade lämnat exempelvis i samband med en fondkontoanmälan, teckning och inlösen av fondandelar och/eller avtal eller övrig information i samband med administrationen av ett avtal. Öhman kan även spela in eller på annat sätt dokumentera och spara telefonsamtal, e-post och annan interaktion och kommunikation som du haft med Öhman. Namn och adressuppgifter kontrolleras löpande via det statliga personadressregistret (SPAR).

Beroende på vilka tjänster du använder samlar vi in olika typer av information från, eller om, dig. Nedan ser du vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar samt exempel på vilka personuppgifter som kan ingå i dessa kategorier.

Kategori av personuppgift

Exempel på personuppgifter

Identifierande uppgifter

namn, adress, e-postadress, personnummer, telefonnummer, befattning

Kunduppgifter

fondkontonummer, uppgifter om tillgångar och transaktioner på depåer och konton som omfattas av fullmakt som kunden lämnat till oss, uppgifter om kunskap och erfarenhet av finansiella instrument, ekonomisk situation samt mål med investeringen

AML- och marknadsövervakningsuppgifter

uppgifter för uppnående av kundkännedom i syfte att förhindra penningtvätt eller finansiering av terrorism såsom information om verklig huvudman, affärsförhållandets syfte och art, uppgift om eventuell PEP, sanktionsuppgifter, medlens ursprung, löpande transaktioner

Vad är syftet med våra behandlingar av dina personuppgifter?

Öhman behandlar personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Syfte med behandlingen

Laglig grund för behandlingen (”varför är behandlingen nödvändig”)

Automatiserat beslutsfattande (J/N)

För att bekräfta den registrerades identitet och verifiera dennes person- och kontaktuppgifter.

Fullgöra avtal med kunder och följa tillämplig lagstiftning.

J

För att administrera kundförhållandet, t.ex. för att uppfylla våra skyldigheter gällande exempelvis tillhandahållande av information och rapporter samt för rapportering av kontrolluppgifter till Skatteverket.

Fullgöra avtal med kunder och följa tillämplig lagstiftning.

N

För att tillhandahålla information om  Öhman och våra produkter och tjänster.

Intresseavvägning*

N

För genomförande av riskanalyser, slagningar mot PEP- och sanktionslistor och andra åtgärder för att hantera risken för penningtvätt och finansiering av terrorism samt för att fullgöra våra skyldigheter i gällande lagstiftning om marknadsmissbruk.

Följa tillämplig lagstiftning

J

För att vidta andra åtgärder i enlighet med tillämplig lagstiftning, såsom bokföringslagar och fond- och värdepapperslagstiftning.

Fullgöra avtal med kunder och följa tillämplig lagstiftning

N

* Öhman har ett berättigat intresse att behandla personuppgifter från personer som lämnat sina uppgifter till Öhman i olika sammanhang, att tillhandahålla information om Öhmans produkter och tjänster, t.ex. i form av utskick av nyhetsbrev och inbjudningar till evenemang. Om du inte längre vill ta emot denna typ av information är du välkommen att höra av dig till oss på dataskydd@ohman.se.

Behandling av personuppgifter av annan än Öhman

Behandling av personuppgifter kan, inom ramen för gällande regler om tystnadsplikt gällande enskildas förhållanden med Öhman, ske av företag som Öhman samarbetar med för att utföra våra tjänster, exempelvis företag som tillhandahåller databaser för sökningar mot PEP- och sanktionslistor och SPAR samt företag som tillhandahåller andra tjänster såsom tryckeri- och utskickstjänster och support och underhåll av Öhmans databaser för portföljhantering, kundrapportering och CRM-system. Den rättsliga grunden för behandlingen är Öhmans fullgörande av avtal eller att följa tillämplig lagstiftning.

Öhman kan vidare komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom polisen, skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det. Ett exempel på laglig skyldighet att lämna information är för åtgärder mot penningtvätt och terroristfinansiering och regler om marknadsmissbruk.

Tredjelandsöverföring

Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Personuppgifter kan dock i vissa situationer komma att överföras till, och behandlas i, land utanför EU/EES av en leverantör eller underleverantör till oss. Öhman kommer att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter även i de fallen hanteras säkert och med en lämplig skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Personuppgifterna kommer att sparas så länge avtalsförhållandet består och därefter i högst 10 år. Andra tidsfrister kan gälla när personuppgifter sparas för andra syften än på grund av avtalsförhållandet och är för att Öhman ska uppfylla gällande lagstiftning avseende exempelvis preskription (10 år), motverkande av penningtvätt (5 eller 10 år) och bokföringsregler (7 år).

Dina rättigheter

Du som registrerad har rätt att få information om vilka av dina personuppgifter som Öhman behandlar och har därmed rätt att få ett registerutdrag. Utöver det har du även rätt att:

  1. begära rättelse av felaktig eller ofullständig uppgift
  2. begära radering av eller begränsning av behandlingen av personuppgifter
  3. invända mot behandlingen
  4. under vissa förutsättningar, och om Öhman behandlar personuppgifter med stöd av avtal eller samtycke, få ut de personuppgifter från Öhman som du själv har tillhandahållit till Öhman och rätt att få dessa överförda direkt till annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt (dataportabilitet).

Din begäran och/eller invändning enligt ovan prövas av Öhman i det enskilda fallet. I vissa fall kan Öhman inte radera uppgifter, eller begränsa behandlingen av dessa, antingen för att uppgifterna behöver sparas på grund av avtalsförhållande eller på grund av lagstiftning.

Profilering

Med profilering avses automatisk behandling av personuppgifter som används för att bedöma vissa personliga egenskaper hos en fysisk person, i synnerhet för att analysera eller förutsäga exempelvis dennes ekonomiska situation, personliga preferenser, intressen och vistelseort. Profilering används av Öhman vid riskbedömning och transaktionsmonitorering, i båda fallen i syfte att minska risken för att Öhmans tjänster används för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Den rättsliga grunden för profileringen är att följa tillämplig lagstiftning.

Automatiserade beslut

I samband med den profilering som används för riskbedömning och transaktionsmonitorering för förhindrande av penningtvätt och terrorism-finansiering använder Öhman sig av automatiserat beslutsfattande beträffande risknivå, identifiering av ev PEP och eller sanktionerade personer samt för val av vilka transaktioner som ska granskas närmare.

Spärr mot direktmarknadsföring

Du kan kontakta oss för att begära spärr mot direktmarknadsföring genom att skicka ett e-postmeddelande till oss på dataskydd@ohman.se.

Kontakta oss

Om du har frågor kring inhämtandet, hanteringen eller användningen av dina personuppgifter eller om du vill veta mer om, eller begära att vi gör ändringar i, blockerar eller raderar dina personuppgifter kan du skriva till oss på följande adress:

E. Öhman J:or Fonder AB

Att: Dataskydd

Box 7837

103 98 Stockholm

eller dataskydd@ohman.se.

Du kan även vända dig till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten avseende frågor som rör personuppgiftsbehandling.

Dataskyddspolicyn uppdaterades senast i maj 2018.